Rundschreiben des Landeskirchenamtes an die Kirchengemeinden und Kirchenkreise betreffend

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Personalcomputer und PC-Netze kirchlicher Stellen dürfen an das Internet angeschlossen werden, soweit dies zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben erforderlich ist und im Rahmen einer Kommunikations- und Risikoanalyse festgestellt wird, dass das Risiko des Anschlusses vertretbar ist.

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Soweit auf Personalcomputern und in PC-Netzen besonders schutzwürdige personenbezogene Daten (z. B. Daten über religiöse oder politische Anschauungen, dienst- oder arbeitsrechtliche, finanzielle oder gesundheitliche Verhältnisse) verarbeitet werden, darf ein Zugriff auf das Internet nur über andere PC-Systeme erfolgen.

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1 Beim Anschluss von PC-Netzen an das Internet ist die Sicherheit des Netzwerkes durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen (Firewall) zu gewährleisten, die sich am höchsten Schutzbedarf orientieren. 2 Es dürfen nur solche Firewall-Systeme eingesetzt werden, die eine differenzierte Kommunikationssteuerung und Rechtevergabe unterstützen.

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1 Für die Erstellung einer Kommunikations- und Risikoanalyse sowie für die Festlegung angemessener Sicherheitsmaßnahmen ist die vom Arbeitskreis Technik der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder erstellte Orientierungshilfe zu Datenschutzfragen des Anschlusses von Netzen der öffentlichen Verwaltung an das Internet heranzuziehen. 2 Die Orientierungshilfe kann vom Landeskirchenamt angefordert werden.

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1 Vor der Übermittlung von Schriftstücken im Rechtsverkehr ist zu prüfen, ob die Wahrung der Schriftform bei vertraglichen und prozessualen Erklärungen vorgeschrieben ist. 2 In diesen Fällen ist das Schriftstück im Original der empfangenden Stelle zuzuleiten; eine Übermittlung per E-Mail kann zusätzlich erfolgen.

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Besonders schutzwürdige personenbezogene Daten (z. B. Daten über religiöse oder politische Anschauungen, dienst- oder arbeitsrechtliche, finanzielle oder gesundheitliche Verhältnisse) dürfen nur dann per E-Mail übermittelt werden, wenn die Übermittlung nach den Bestimmungen des Datenschutzes rechtlich zulässig ist, es von der Eilbedürftigkeit her geboten und durch besondere Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die übermittelte Sendung den richtigen Empfänger sicher erreicht.

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Zu den besonderen Sicherheitsvorkehrungen gehören insbesondere die Verschlüsselung und die digitale Signatur.

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Jede kirchliche Stelle hat für die Nutzung des Internets die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie angemessene Sicherheitsvorkehrungen festzulegen.

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Bei der Planung und Einführung von Firewall-Systemen ist die Mitarbeitervertretung zu beteiligen, da über die Protokollierung eine Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich ist.

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Es ist festzulegen, inwieweit das Internet privat genutzt werden darf und in welchem Umfang die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Datenübertragungen für eigene Zwecke vornehmen dürfen.

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Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in geeigneter Weise über die Möglichkeiten der Nutzung des Internets sowie über die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu informieren.

Im Internet dürfen nur solche personenbezogene Daten zum Abruf für die Gemeindeglieder oder für die Allgemeinheit bereitgestellt werden, die

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aus allgemein zugänglichen Quellen entnommen werden können oder die die speichernde kirchliche Stelle veröffentlichen dürfte (§ 5 Abs. 2 Ziffer 6 DSG-EKD)³#.

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Dazu gehören auch solche Daten aus den Anschriftenverzeichnissen der kirchlichen Stellen, die nicht dem informationellen Selbstbestimmungsrecht unterliegen (Name, Anschrift der kirchlichen Stellen sowie Namen, Amts- und Funktionsbezeichnung sowie dienstliche Erreichbarkeitsangaben kirchlicher Funktionsträgerinnen und Funktionsträger, die nach außen gegenüber den Gemeindegliedern tätig werden).

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Auf Basis einer freiwilligen Einwilligung, die den Anforderungen des § 4 Abs. 2 DSG-EKD⁴# zu entsprechen hat, können auch sonstige personenbezogene Daten zum Abruf bereitgestellt werden, wenn dies zur Aufgabenerfüllung der kirchlichen Stelle dient.

Internet-Angebote kirchlicher Stellen fallen entweder unter den Begriff der „Teledienste“, die im Teledienstegesetz (TDG) und im Teledienstdatenschutzgesetz (TDDSG) geregelt sind, oder unter den der „Mediendienste“, für die der Mediendienstestaatsvertrag (MDStV) gilt.

1 Im Regelfall werden die Internet-Angebote kirchlicher Stellen, in denen sie vorwiegend ihre Aufgaben und Kompetenzen präsentieren, als „Teledienste“ anzusehen sein. 2 Eine Ausnahme besteht für die regelmäßige Einstellung von Presseerklärungen ins Internet; in diesem Fall gelten die für den Bereich der Mediendienste erlassenen Bestimmungen.

1 Aus beiden Rechtsgrundlagen folgen Anforderungen, die im Wesentlichen gleich sind und die insbesondere den Datenschutz der Nutzerinnen und Nutzer bezwecken, also der abrufenden Gemeindeglieder/Privatpersonen. 2 Strittig könnten in diesem Zusammenhang noch die Zuständigkeiten hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Kontrolle sein. 3 Unter Hinweis auf das Selbstbestimmungsrecht der Kirchen sind wir der Auffassung, dass es ggf. Aufgabe des kirchlichen Datenschutzbeauftragten ist, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen im Einzelfall zu überprüfen. 4 Es ist möglich, dass staatliche Stellen aufgrund von § 91 Abs. 4 Telekommunikationsgesetz (TKG), § 8 TDDSG und § 18 Abs. 1 MDStV eine andere Auffassung vertreten.

Für kirchliche Stellen, die ein Internet-Angebot verbreiten wollen, sind insbesondere folgende inhaltliche Anforderungen aus dem TDG, dem TDDSG sowie dem MDStV bedeutsam:

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Pflicht zur Anbieterkennzeichnung (§ 6 MDStV, § 6 TDG).

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Beachtung anerkannter journalistischer Grundsätze bei Berichterstattung und Informationsangeboten (§ 7 Abs. 2 MDStV).

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Besondere Kennzeichnungspflicht bei der Wiedergabe von Meinungsumfragen; Angabe, ob Repräsentativität besteht (§ 7 Abs. 3 MDStV).

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Der Anbieter darf die Erbringung von Diensten nicht von einer Einwilligung der nutzenden Person in eine Verarbeitung oder Nutzung seiner Daten für andere Zwecke abhängig machen (§ 12 Abs. 4 MDStV, § 3 Abs. 3 TDDSG).

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Das Prinzip der „Datenvermeidung“ ist zu beachten (§ 12 Abs. 5 MDStV, § 3 Abs. 4 TDDSG).

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1 Die nutzende Person ist vor der Erhebung über Art, Ort und Zwecke der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten zu unterrichten. 2 Bei automatisierten Verfahren, die eine spätere Identifizierung der nutzenden Person ermöglichen und eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten vorbereiten, ist die nutzende Person vor Beginn dieses Verfahrens zu unterrichten. 3 Der Inhalt der Unterrichtung muss für die nutzende Person jederzeit abrufbar sein. 4 Die nutzende Person kann auf die Unterrichtung verzichten. 5 Die Unterrichtung und der Verzicht sind zu protokollieren (§ 12 Abs. 6 MDStV, § 3 Abs. 5 TDDSG).

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Die nutzende Person ist vor einer Einwilligung auf ihr Recht auf jederzeitigen Widerruf mit Wirkung für die Zukunft hinzuweisen (§ 12 Abs. 7 MDStV, § 3 Abs. 6 TDDSG).

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1 Der Anbieter hat der nutzenden Person die Inanspruchnahme von Diensten anonym oder unter Pseudonym zu ermöglichen, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. 2 Die nutzende Person ist über diese Möglichkeit zu informieren (§ 13 Abs. 1 MDStV, § 4 Abs. 1 TDDSG).

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Der Anbieter hat durch technische und organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass

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die nutzende Person die Verbindung mit dem Anbieter jederzeit abbrechen kann,

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die anfallenden Daten über den Ablauf des Abrufs oder Zugriffs oder der sonstigen Nutzung unmittelbar nach deren Beendigung gelöscht werden,

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die nutzende Person Mediendienste gegen Kenntnisnahme Dritter geschützt in Anspruch nehmen kann (§ 13 Abs. 2 Nrn. 1 – 3 MDStV, § 4 Abs. 2 Nrn. 1 – 3 TDDSG).

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Die Weitervermittlung zu einem anderen Anbieter ist der nutzenden Person anzuzeigen (§ 13 Abs. 3 MDStV, § 4 Abs. 3 TDDSG).

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Nutzungsprofile sind nur bei Verwendung von Pseudonymen zulässig (§ 13 Abs. 4 MDStV, § 4 Abs. 4 TDDSG).

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1 Die nutzende Person ist berechtigt, jederzeit die zu ihrer Person oder zu ihrem Pseudonym gespeicherten Daten unentgeltlich beim Anbieter von Mediendiensten einzusehen. 2 Die Auskunft ist auf Verlangen der nutzenden Person auch elektronisch zu erteilen (§ 16 Abs. 1 MDStV, § 7 TDDSG).

Name und Anschrift der kirchlichen Stelle sowie Name und Anschrift der vertretungsberechtigten Person einschließlich Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse.