EPUB-Informationen

Bezeichnung:

858.4

Stand/Datum des Downloads:

31.01.2025

Ordnung für das Dienstleistungszentrum Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und IT
der Evangelischen Kirche von Westfalen
(dot.it-O)

Vom 19. Dezember 2024

(KABl. 2025 I Nr. 8 S. 14)

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche von Westfalen hat die folgende Ordnung beschlossen:

Präambel

Die gemeinschaftliche, iterative Erarbeitung der Ordnung steht sinnbildlich für einen Neustart und die Zielrichtung des neuen Dienstleistungszentrums. Dazu bindet es pragmatisch wirksames Feedback in einen kontinuierlichen Lernprozess ein und strebt eine Vertrauenskultur mit allen Einrichtungen der EKvW und deren Mitarbeitenden an. Dementsprechend unterliegt diese Ordnung selbst weiteren Iterationen in dem sich zunehmend verändernden Umfeld innerhalb der EKvW. Der Auftrag bezieht sich auf die zentralen, übergreifenden und damit gemeinsamen Digitalisierungs- und Organisationsentwicklungsprozesse im Bereich der kirchlichen Verwaltung sowie den gemeinschaftlichen IT-Infrastrukturen. Handlungsleitend für die Arbeit des Dienstleistungszentrums soll der jeweils eigene Wertbeitrag im Sinne des kirchlichen Auftrags sein.

§ 1
Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und IT der Evangelischen Kirche von Westfalen (Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW) ist eine Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen (EKvW), dessen Ordnung von der Kirchenleitung nach Artikel 156 Absatz 3 Kirchenordnung[1] geregelt wird.

( 2 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW ist eine gemeinnützige Einrichtung und dient ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen und kirchlichen Zwecken im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. 2 Es ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. 3 Mittel des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW dürfen nur für die in dieser Ordnung festgelegten Zwecke verwendet werden.

( 3 ) 1 Die Aufgaben des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW werden insbesondere durch diese Ordnung, die Dienstordnung für die Landeskirche – Landeskirchenamt sowie Ämter und Einrichtungen der EKvW, das IT-Gesetz EKvW, das Verwaltungsorganisationsgesetz und die Ausführungsverordnung zum VwOrgG geregelt. 2 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW übernimmt stellvertretend die darin festgelegten Aufgaben des Landeskirchenamtes in Bezug auf IT, IT-Sicherheit und Informationssicherheit.

( 4 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW tritt unter diesem Namen nach innen und außen auf.

( 5 ) Die Kirchenleitung hat das Recht, Entscheidungen und Maßnahmen des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW zu überprüfen und nach Anhörung der Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW und des Kollegiums aufzuheben.

§ 2
Auftrag und Ziele des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW

( 1 ) Der Auftrag des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW ist auf folgende zwei Bereiche gerichtet:

1. die Steuerung von Prozessen im Bereich Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Transformation in der EKvW,

2. die Planung und Vorhaltung der notwendigen IT-Infrastruktur für die Körperschaften der EKvW. Die zugehörige Betriebsverantwortung kann selbst oder durch Dritte wahrgenommen werden.

( 2 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW folgt den in der IT-Strategie der EKvW festgehaltenen Zielen und berichtet der Kirchenleitung dazu jährlich. 2 Die IT-Strategie wird von der Kirchenleitung beschlossen, soll fortlaufend vom synodalen Netzwerk überprüft und beraten werden und wird vom Dienstleistungszentrum regelmäßig weiterentwickelt. 3 Die IT-Strategie wird als Anlage dieser Ordnung beigefügt und in angemessener Form zugänglich gemacht.

( 3 ) Das Dienstleistungszentrum verfolgt bei allen Zielen immer auch das Ziel der Nachhaltigkeit.

§ 3
Auftrag „Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Transformation (dot)“

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW initiiert und unterstützt, bündelt und leitet projektorientiert Prozesse der „dot“ in der EKvW und sorgt für eine angemessene Beteiligung ihrer Körperschaften.

( 2 ) 1 Den Auftrag „dot“ erfüllt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW insbesondere mit der Wahrnehmung der folgenden Aufgaben:

1. Entwicklung und Installation von Strategien für die gesamte EKvW sowie dazu passende Teilstrategien, die alle übergreifenden Aspekte von IT und Prozessdigitalisierung enthalten,

2. Optimierung und Förderung der Zusammenarbeit innerhalb der EKvW, ihrer Körperschaften und unselbstständigen Einrichtungen im Blick auf standardisierte und übergreifende Prozesse,

3. Erprobung von Kooperationsmodellen, fachlichen Netzwerken unter den kirchlichen Verwaltungen und Körperschaften,

4. Entwicklung von Change-Management-Konzepten, Formulierung von konkreten Change-Management-Maßnahmen und Begleitung der Umsetzung. 2 Durch das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW wird sichergestellt, dass die neuen Technologien verstanden und akzeptiert werden. 3 Hierzu werden Trainingsprogramme und Supportmechanismen bereitgestellt, die die Transformation erleichtern und begleiten,

5. Einführung und Anwendung von Projektmanagement nach etablierten Standards. 2 Dazu gehören der Aufbau und die Implementierung eines Projektportfolio- und Projektprogramm-Managements zur Steuerungsunterstützung aller organisationsübergreifender Projekte in der EKvW,

6. Aufbau und Pflege von Prozesslandkarten und Abstimmung mit einer Prozessgesamtstrategie,

7. Beratungs- und Unterstützungsdienstleistungen für Kirchenkreise und die landeskirchlichen Einrichtungen in den aufgeführten Aufgaben.

§ 4
Auftrag „Informations-Technologie (it)“

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW initiiert und unterstützt, bündelt und leitet projektorientiert Prozesse in der „it“ und sorgt für eine angemessene Beteiligung aller mitwirkenden Körperschaften.

( 2 ) Den Auftrag „it“ erfüllt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW insbesondere mit der Wahrnehmung der folgenden Aufgaben:

1. Sicherstellung der Einheitlichkeit von IT-Lösungen (entsprechend § 3 IT-Gesetz EKvW[2]) sowie standardisierter IT-Infrastruktur. Dies zielt auf grundlegende Anwendungen, Kommunikations- und Fachverfahren sowie Digitalisierungslösungen für alle Ebenen der EKvW ab und wird unterstützt durch standardisierte und gemeinsame Verfahren,

2. Formulierung von gemeinsamen IT-Standards und Begleitung der kirchlichen Körperschaften bei der Einführung und Anpassung,

3. Unterstützung bei der Vorbereitung und Qualifizierung der Auswahl zu beschaffender digitaler Technologien für die EKvW,

4. Sicherstellung des laufenden Betriebs für IT-Infrastruktur, grundlegende Anwendungen, Kommunikations- und einheitliche Fachverfahren, soweit in der direkten Verantwortung der dot.it,

5. Gewährleistung und Weiterentwicklung anwenderorientierter, wirksamer, wirtschaftlicher und sicherer IT-Lösungen für alle kirchlichen Körperschaften,

6. fachliche und strategische Beratung der kirchenleitenden Organe in Fragen der IT-Entwicklung (IT-Lösungen, IT-Strategie der EKvW),

7. Gewährleistung struktureller Unabhängigkeit von externen IT-Dienstleistenden und Beratenden mit Entscheidungsfreiheit in Bezug auf die angewandten IT-Lösungen,

8. Untersuchung von Sicherheitsrisiken bei der Anwendung der Informationstechnik sowie der Entwicklung von Sicherheitsvorkehrungen, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben der EKvW erforderlich ist,

9. Abwehr von Gefahren für die Informationssicherheit in der EKvW,

10. Prüfung und Bewertung der Sicherheit von IT-Systemen und Komponenten,

11. Prüfung und Bewertung der Konformität zu Vorgaben oder Standards für alle IT-Systeme und Fachverfahren innerhalb der EKvW,

12. Unterstützung der kirchlichen Körperschaften zur Erzielung einer hohen Datenqualität bei einheitlichen Lösungen.

( 3 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW schließt im Rahmen von einheitlichen informationstechnischen Lösungen als gesetzlicher Vertreter der EKvW Vereinbarungen über die Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten mit der oder dem bzw. den Auftragsnehmenden für die beteiligten kirchlichen Einrichtungen ab. 2 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW kann als gesetzlicher Vertreter der EKvW über die Beschaffung von Hard- und Software entscheiden.

§ 5
Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW

( 1 ) Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW nimmt auch die Rolle der Leitung für strategische Transformation wahr; sie kann gemäß Artikel 155 Kirchenordnung[3] als Mitglied des Kollegiums berufen werden.

( 2 ) 1 Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW ist verantwortlich für die Durchführung der Aufgaben des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW im Rahmen dieser Ordnung und verantwortet die Arbeit gegenüber Kirchenleitung und Landessynode. 2 Sie übt unbeschadet der Zuständigkeit des Landeskirchenamtes die Dienst- und Fachaufsicht über die dem Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW zugeordneten Mitarbeitenden aus. 3 Sie ist zuständig für die Aufbau- und Ablauforganisation, die Planung und Bewirtschaftung der Abrechnungsobjekte im Haushalt der Landeskirche sowie für die Geschäftsführung, Personalführung und Organisationsentwicklung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW.

( 3 ) Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW vertritt unbeschadet der Zuständigkeiten von Kirchenleitung und Landeskirchenamt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW nach außen, insbesondere in Bezug auf IT-Themen gegenüber der EKD, anderen Landeskirchen und kirchlichen Einrichtungen.

( 4 ) 1 Das synodale Netzwerk dot.it für Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und Informationstechnologie in der EKvW wird auf Vorschlag der Kirchenleitung durch die Synode gebildet. 2 Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW hat die Geschäftsführung des synodalen Netzwerkes dot.it inne.

( 5 ) Das synodale Netzwerk dot.it begleitet die Arbeit des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW fachlich und berücksichtigt dabei die Bedarfe der Körperschaften in der EKvW.

§ 6
Fachgruppen der dot.it

( 1 ) 1 Zur Beteiligung der kirchlichen Körperschaften und zur Sicherstellung der Erfüllung der Anforderungen an einheitliche Fachverfahren (zentrale IT-Lösungen) werden Fachgruppen durch das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW eingerichtet. 2 Das Votum der Fachgruppen fließt maßgeblich in die Entscheidungsfindung zu den zentralen IT-Lösungen ein.

( 2 ) 1 Fachgruppen werden vom jeweiligen Service-Owner des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW einberufen; ihr gehören fachkundige kreis- und landeskirchliche Vertretende an. 2 Die kreis- und landeskirchlichen Vertretenden werden im Benehmen mit dem Kreissynodalvorstand oder Verbandsvorstand bzw. dem Kollegium des LKA bestimmt.

( 3 ) Folgende Fachgruppen werden für das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW zunächst gebildet:

1. Meldewesen/Kirchenbuchwesen,

2. Finanzwesen,

3. Personalwesen,

4. Bildung (u. a. Kita),

5. Bau und Liegenschaften inklusive Friedhofswesen,

6. Dokumenten-Management-System inklusive Archivierung,

7. Kollaboration,

8. Hardware inklusive mobile Geräte und Drucker.

§ 7
Evaluation

Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW, dessen Aufgabenwahrnehmung und diese Ordnung sind unter Zuziehung der entsprechenden Berichte der Rechnungsprüfung und gegebenenfalls der Berichte einer externen Revision im zweiten Jahr der Geltung erstmalig auf Grund eines Berichtes der Leitung durch die Kirchenleitung zu evaluieren.

§ 8
Übergangsregelungen und Inkrafttreten

( 1 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW tritt als Nachfolgeeinrichtung der IT.EKvW in deren Rechte und Pflichten ein. 2 Das der IT.EKvW zugeordnete Vermögen geht unter Auflösung ohne Abwicklung zum Buchwert mit und zum Zeitpunkt der Errichtung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW auf dieses über.

( 2 ) 1 Diese Ordnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. 2 Sie wird im Kirchlichen Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen veröffentlicht. 3 Gleichzeitig tritt die Ordnung für die IT.EKvW vom 15. Dezember 2022 (KABl. 2023 I Nr. 3 S. 3) außer Kraft.

[1]

Nr. 1.

[2]

Nr. 858.

[3]

Nr. 1.