Satzung für den Verband der Evangelischen Kirchenkreise Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm¹#

1 Das Kreiskirchenamt als zentrale Verwaltungsstelle eines Kirchenkreises, seiner Gemeinden und Verbände gehört zum Selbstverständnis kirchlichen Verwaltungshandelns.

2 Zur Sicherung und Erhaltung eines breiten Leistungsangebots mit hoher fachlicher Kompetenz haben die Kreissynoden des Evangelischen Kirchenkreises Hagen, des Evangelischen Kirchenkreises Hattingen-Witten und des Evangelischen Kirchenkreises Schwelm beschlossen, einen Kirchenkreisverband als zentrale Verwaltungsstelle der Kirchenkreise einzurichten und die den beteiligten Kirchenkreisen im Rahmen der kirchlichen Ordnung zugewiesenen Verwaltungsgeschäfte ihrer Kirchengemeinden, der jeweiligen kreiskirchlichen Ebene sowie der den Kirchenkreisen zugehörenden Gemeinde- und Kirchenkreisverbände auf den Kirchenkreisverband zu übertragen.

3 Der Kirchenkreisverband soll den beteiligten Kirchenkreisen und deren Kirchengemeinden sowie den vorhandenen Verbänden in den Kirchenkreisen durch eine fachlich kompetente, effiziente, kostenbewusste und gemeindenahe Verwaltungsarbeit und Beratung in hoher Qualität dienen. 4 Er fördert auf diese Weise den Erhalt der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Kirchenkreise, seiner Kirchengemeinden und Verbände sowie den Gesamtauftrag unserer Evangelischen Kirche in der Region, indem er die beteiligten Körperschaften bei der Erfüllung ihres Auftrags, das Evangelium in Wort und Tat zu verkündigen, durch die Übernahme von Verwaltungsaufgaben unterstützt.

( 1 ) 1 Der Kirchenkreisverband erfüllt die kirchlichen Verwaltungsaufgaben für die Evangelischen Kirchenkreise Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm, ihre Kirchengemeinden und ihre angeschlossenen Verbände durch die Einrichtung eines gemeinsamen Kreiskirchenamtes als zentrale Verwaltungsstelle. 2 Das gemeinsame Kreiskirchenamt trägt den Namen „Kreiskirchenamt der Evangelischen Kirchenkreise Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm“. 3 Es hat seinen Sitz in Witten.

( 2 ) Der Verband nimmt die an ihn delegierten Verwaltungsaufgaben als eigene Aufgaben wahr.

( 3 ) Dem Verband können durch Änderung der Satzung weitere Aufgaben übertragen werden.

( 4 ) Die Aufsicht über den Verband liegt beim Landeskirchenamt.

Als Organ des Verbandes wird ein Verbandsvorstand gebildet, der zugleich die Rechte der Verbandsvertretung wahrnimmt.

( 1 ) 1 Dem Verbandsvorstand gehören an:

2 Die Mitglieder bleiben nach dem Ablauf ihrer Amtsdauer so lange im Amt, bis Nachfolgende berufen sind. 3 Wiederberufung ist möglich.

( 2 ) 1 Der Verbandsvorstand wählt eine Superintendentin oder einen Superintendenten als Vorsitzende oder Vorsitzenden und eine stellvertretende Vorsitzende oder einen stellvertretenden Vorsitzenden aus seiner Mitte für die Dauer von vier Jahren. 2 Wiederwahl ist zulässig.

( 3 ) 1 Die Mitglieder des Verbandsvorstandes gemäß Absatz 1 Buchstabe b führen ihr Amt als Ehrenamt aus. 2 Auslagen aus der Verbandsvorstandstätigkeit sind zu erstatten.

( 1 ) 1 Die Leitung des Verbandes liegt beim Verbandsvorstand. 2 Er berät die Verwaltungsleitung des Kreiskirchenamtes, überwacht und kontrolliert deren Tätigkeit. 3 Er sorgt dafür, dass seine Beschlüsse umgesetzt, die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Kirchenkreise beachtet und gefördert und die zur Verfügung stehenden Mittel wirtschaftlich eingesetzt werden. 4 Die Mitglieder des Verbandsvorstandes können jederzeit von der Verwaltungsleitung Bericht über alle Angelegenheiten des gemeinsamen Kreiskirchenamtes verlangen.

( 2 ) Dem Verbandsvorstand obliegt ferner insbesondere:

( 1 ) 1 Der Verbandsvorstand wird von der oder dem Vorsitzenden in der Regel viermal im Jahr unter Einhaltung einer Frist von zehn Tagen zu Verhandlungen zusammengerufen. 2 Der Verbandsvorstand ist ferner innerhalb von zehn Tagen einzuberufen, wenn ein Drittel der Vorstandsmitglieder oder zwei Vorstandsmitglieder eines Kirchenkreises dieses unter Angabe des Beratungsgegenstandes beantragen. 3 Es ist jeweils Textform erforderlich.

( 2 ) 1 Die Ladung hat Ort und Zeitpunkt sowie die Tagesordnung zu enthalten. 2 Ergänzungen zur vorgesehenen Tagesordnung sind nur aufzunehmen und zu verhandeln, wenn Beschlussfähigkeit nach Absatz 3 Satz 1 besteht und alle anwesenden Vorstandsmitglieder mit der Behandlung der betreffenden Punkte einverstanden sind.

( 3 ) 1 Der Verbandsvorstand ist beschlussfähig, wenn auf ordnungsgemäße Einladung aus jedem Kirchenkreis mindestens zwei Mitglieder anwesend sind. 2 Das gilt auch dann, wenn sich die Mitglieder zur Telefon- oder zur Videokonferenz oder in Hybridform zusammenfinden. 3 Wird die Anzahl nach Satz 1 nicht erreicht, ist innerhalb von fünf Wochen – frühestens jedoch nach 14 Tagen – eine erneute Sitzung mit derselben Tagesordnung einzuberufen. 4 Für diese Sitzung genügt zur Beschlussfähigkeit, dass aus mindestens zwei Kirchenkreisen jeweils zwei Mitglieder anwesend sind.

( 4 ) Der Verbandsvorstand soll danach streben, seine Beschlüsse einmütig zu fassen.

( 5 ) 1 Bei Abstimmungen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 2 Ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden hierbei nicht mitgerechnet. 3 Bei Stimmengleichheit ist ein Beschluss nicht zustande gekommen. 4 Wer an dem Gegenstand einer Beschlussfassung persönlich beteiligt ist, hat dies vorher anzuzeigen und sich vor der Beratung und Beschlussfassung zu entfernen, muss aber auf eigenes Verlangen vorher gehört werden.

( 6 ) Der Verbandsvorstand kann abweichend von Absatz 3 ausnahmsweise auch außerhalb von Sitzungen abstimmen

( 7 ) 1 In dringenden Fällen kann auf die Einladungsfrist nach Absatz 1 verzichtet werden. 2 Beschlussfähigkeit ist hierbei gegeben, wenn an der Beschlussfassung aus jedem Kirchenkreis mindestens jeweils ein Vorstandsmitglied mitwirkt und sich mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder mit der Nichteinhaltung der Einladungsfrist einverstanden erklären. 3 Dringlichkeit, Zustimmung zum Verfahren sowie Beschlussfassung sind in der Niederschrift zu dokumentieren.

( 8 ) Die Verwaltungsleitung nimmt regelmäßig beratend an den Sitzungen des Verbandsvorstandes teil, es sei denn, der Verbandsvorstand beschließt etwas anderes.

( 9 ) 1 Über die Beschlüsse des Verbandsvorstandes ist eine Niederschrift zu fertigen, in der die Art der Zusammenkunft zu vermerken ist. 2 Sie dokumentiert dabei sowohl formelle wie inhaltliche Punkte und ist von der oder dem Vorsitzenden und der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterzeichnen und den Vorstandsmitgliedern und deren Vertretern zuzusenden oder digital zur Verfügung zu stellen.

( 1 ) 1 Zur Erledigung der Verbandsaufgaben kann der Verbandsvorstand Ausschüsse bilden, deren Mitglieder von ihm berufen werden. 2 Er kann dabei auch Mitglieder berufen, die nicht gleichzeitig Mitglieder des Verbandsvorstandes, des Kreissynodalvorstandes oder eines Presbyteriums eines Verbandsmitgliedes sind. 3 Scheidet ein Mitglied vorzeitig aus, kann der Verbandsvorstand ein neues Mitglied für den Rest der Amtszeit berufen. 4 Der jeweilige Ausschuss hat ein Vorschlagsrecht.

( 2 ) 1 Die Ausschussmitglieder wählen ihre Vorsitzende oder ihren Vorsitzenden und die Stellvertretung aus ihrer Mitte, sofern der Verbandsvorstand dies nicht selbst bestimmt. 2 Hauptamtlich im Verband tätige Mitarbeitende sollen nicht den Vorsitz des für ihren Arbeitsbereich zuständigen Ausschusses übernehmen.

( 3 ) Die Ausschüsse werden zu ihrer konstituierenden Sitzung von der oder dem Vorsitzenden des Verbandsvorstandes einberufen.

( 4 ) 1 Der Verbandsvorstand kann für besondere Fachbereiche Fachausschüsse mit drei bis sechs Mitgliedern bilden und ihnen die dauerhafte Wahrnehmung bestimmter Aufgaben übertragen. 2 Die Fachausschüsse arbeiten innerhalb der ihnen nach dieser Satzung übertragenen Zuständigkeit auf der Grundlage des vom Verbandsvorstand beschlossenen Haushaltsplanes und weiterer Rahmenbeschlüsse. 3 Der Verbandsvorstand kann im Einzelfall die Entscheidung in einer Angelegenheit wieder an sich ziehen, die er nach dieser Satzung einem Fachausschuss vorbehalten hat. 4 Die Fachausschüsse werden jeweils mit der Konstituierung des Verbandsvorstandes neu gebildet. 5 Die Amtszeit der Mitglieder endet mit der Amtszeit der nach § 3 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b berufenen Mitglieder.

6 Der Verbandsvorstand bildet den folgenden Fachausschuss oder die folgenden Fachausschüsse mit folgenden Aufgaben:

(aktuell wird kein Fachausschuss gebildet)

( 5 ) 1 Darüber hinaus kann der Verbandsvorstand in nicht dauerhaften Angelegenheiten beratende Ausschüsse bilden, die ihm regelmäßig projektbezogene Vorschläge für die von ihm zu treffenden Entscheidungen unterbreiten. 2 Zusammensetzung und Aufgaben der beratenden Ausschüsse werden durch eine Geschäftsordnung für jeden Ausschuss geregelt, die jeweils vom Verbandsvorstand zu beschließen ist und dem in der Kirche geltenden Recht oder dieser Satzung nicht widersprechen darf.

( 6 ) 1 Die Ausschüsse tagen mindestens zwei Mal jährlich. 2 Ihre Sitzungen sind in der Regel nicht öffentlich. 3 Die Ausschüsse können Sachkundige zu einzelnen Verhandlungspunkten einladen.

( 7 ) Im Übrigen gelten die für den Verbandsvorstand gefassten Regelungen entsprechend.

( 1 ) Die Verwaltungsleitung

( 2 ) Geschäfte der laufenden Verwaltung gelten als auf die Verwaltungsleitung übertragen, soweit sich nicht der Verbandsvorstand die Entscheidung über bestimmte Geschäfte durch Beschluss vorbehält.

( 1 ) 1 Die Kirchenkreise stellen für die Arbeit des Verbandes die erforderlichen Mittel bereit (Finanzierung nach Bedarf). 2 Der Bedarf wird vom Verbandsvorstand mit dem Beschluss über den Haushalt festgestellt und kann nach Grund- und Anerkennungsbedarf unterschieden werden.

( 2 ) Die für die Arbeit des gemeinsamen Kreiskirchenamtes erforderlichen Mittel (Grundbedarf) werden zu je 40 Prozent von den Evangelischen Kirchenkreisen Hagen und Hattingen-Witten und zu 20 Prozent durch den Evangelischen Kirchenkreis Schwelm getragen.

( 3 ) 1 Die Änderung des Kostenschlüssels kann erstmalig im fünften Jahr nach Verbandserrichtung mit Wirkung für das folgende Jahr beschlossen werden, danach jeweils nach Ablauf von vier Jahren. 2 Jegliche Änderung erfolgt durch Änderung der Satzung.

( 4 ) Umfang und Finanzierung eines Anerkennungsbedarfs bedürfen einer gesonderten Regelung.

( 5 ) Die zur Verfügung gestellten Mittel sind zweckmäßig und sparsam zu verwenden, müssen mit Personal- und Sachmitteln aber so ausgestaltet sein, dass der Verband die ihm übertragenen Aufgaben nachhaltig kostendeckend und in fachlicher und zeitlicher Hinsicht qualifiziert erledigen kann.

1 Beschlüsse des Verbandsvorstandes über die Änderung der Satzung bedürfen der Zustimmung von zwei Dritteln der Mitglieder des Verbandsvorstandes. 2 Diese Beschlüsse bedürfen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung.

( 1 ) Jeder der beteiligten Kirchenkreise kann durch einen Beschluss seiner Kreissynode, der mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden Mitglieder der betreffenden Kreissynode gefasst werden muss, mit einer Frist von 24 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres nach dem Verbandsgesetz aus dem Verband entlassen werden und damit die Übertragung seiner kirchlichen Verwaltungsgeschäfte auf den Verband widerrufen, erstmals jedoch zum 31. Dezember 2028.

( 2 ) Eine Beschlussfassung über den Austritt aus dem Verband ist erst dann möglich, wenn das Landeskirchenamt ein Vermittlungsverfahren gemäß Verbandsgesetz zwischen den Beteiligten durchgeführt hat.

( 3 ) Der Beschluss muss den anderen beteiligten Kirchenkreisen und dem Verbandsvorstand bis zum Ende des Jahres, in dem er gefasst wurde, zugestellt werden.

( 4 ) Der entlassene Kirchenkreis hat, falls keine anderweitige Einigung erfolgt, Mitarbeitende in dem Umfange zu übernehmen, der seiner durchschnittlichen Kostentragungspflicht der vorausgegangenen fünf Jahre entspricht.

( 5 ) Der Verband wird durch die Entlassung eines Kirchenkreises nicht aufgelöst, vielmehr werden die Verwaltungsgeschäfte für die verbleibenden Kirchenkreise durch den Verband als eigene Aufgaben weitergeführt.

( 1 ) 1 Nach Beendigung des aktiven Dienstes der zum Zeitpunkt der Bildung des gemeinsamen Kreiskirchenamtes der Kirchenkreise Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm zum 1. August 2008 im Dienst befindlichen Beamtinnen und Beamten werden die Versorgungskassenbeiträge für Dienstzeiten vor dem 1. August 2008 anteilig von den bis dahin maßgeblichen Dienstgebern getragen. 2 Für die Zeit des aktiven Dienstes im gemeinsamen Kreiskirchenamt der Kirchenkreise Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm ab dem 1. August 2008 sind die Versorgungskassenbeiträge anteilig durch den Haushalt des Kreiskirchenamtes gewährleistet worden, sie werden mit Wirkung ab dem 1. Januar 2023 vom Kirchenkreisverband gewährleistet.

( 2 ) 1 Diese Satzung tritt mit Errichtung des Verbandes und Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen am 1. Januar 2023 in Kraft.¹¹# 2 Gleichzeitig tritt die kirchenrechtliche Vereinbarung zwischen den Evangelischen Kirchenkreisen Hagen, Hattingen-Witten und Schwelm vom 23. November 2007/30. November 2007/7. Dezember 2007 außer Kraft.