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Kirchengesetz
über die Verwaltungsorganisation in der
Evangelischen Kirche von Westfalen
(Verwaltungsorganisationsgesetz – VwOrgG)

Vom 19. November 2020

(KABl. 2020 I Nr. 95 S. 239)

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Erster Abschnitt
Ziel, Leitung, Verantwortung

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§ 1
Ziel der kirchlichen Verwaltung

( 1 ) Die Evangelische Kirche von Westfalen trägt als gegliederte Gesamtorganisation kirchlicher Körperschaften mit ihrer Verwaltung dazu bei, den Auftrag der Kirche zu erfüllen. Die kirchlichen Körperschaften nehmen unbeschadet der ihnen nach der Kirchenordnung1# obliegenden Selbstverwaltung die ihnen zugewiesenen Verwaltungsaufgaben in Zusammenarbeit mit den zuständigen Verwaltungsstellen wahr. Die Leitungsorgane der kirchlichen Körperschaften werden bei der Vorbereitung und Ausführung ihrer Entscheidungen von der kirchlichen Verwaltung unterstützt. Die kirchliche Verwaltung ist dabei an Recht und Gesetz gebunden und unterliegt der Führung der Leitungsorgane. Die kirchlichen Verwaltungsstellen wirken durch die Erledigung der Verwaltungsgeschäfte an der Erfüllung des kirchlichen Auftrags mit und tragen so zur Qualitätssicherung bei.
( 2 ) Die gesamte kirchliche Verwaltung erfolgt in Ausübung kirchlicher öffentlicher Gewalt im Rahmen des kirchlichen Selbstverständnisses und dient der Wahrnehmung der seelsorglichen, pastoralen, diakonischen oder sonstigen kirchlichen Aufgaben nach Maßgabe öffentlich-rechtlicher kirchengesetzlicher Normen, auch wenn im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten Gebühren, Beiträge oder sonstige Abgaben erhoben werden. Gleiches gilt, wenn diese Verwaltungstätigkeiten in Zusammenarbeit mit anderen kirchlichen oder staatlichen juristischen Personen des öffentlichen Rechts erfolgen, insbesondere mit Kirchen innerhalb der Evangelischen Kirche in Deutschland, mit Kirchen anderer Konfession, dem Bund, den Ländern, den Kommunen, öffentlich-rechtlichen Hochschulen, öffentlich-rechtlichen Kammern sowie öffentlich-rechtlichen Stiftungen und Anstalten.
( 3 ) Die Organisation der kirchlichen Verwaltung soll so gestaltet sein, dass ein möglichst hohes Maß an Qualität, Effektivität und Wirtschaftlichkeit gewährleistet wird.
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§ 2
Leitungsorgane

( 1 ) Die Leitungsorgane führen die Geschäfte der kirchlichen Körperschaft, gewinnen die notwendigen ehrenamtlich oder beruflich Mitarbeitenden, richten die erforderlichen Ämter und Dienste ein und sorgen für die Beaufsichtigung aller mit der Ausführung der Geschäfte befassten Stellen und Personen. Sie sind zu ordnungsgemäßem Verhalten (Compliance) insbesondere in Rechts- und Finanzangelegenheiten verpflichtet und sichern die Einhaltung durch ein internes Kontrollsystem (IKS).
( 2 ) Die Leitungsorgane tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erledigung der den Körperschaften zugewiesenen Aufgaben. Sie sind jederzeit berechtigt, durch ihre Vorsitzenden oder die nach der kirchlichen Ordnung Berechtigten Auskünfte und Unterlagen in ihren Angelegenheiten zu erhalten. Sie sind ihrerseits verpflichtet, rechtzeitig für die Wahrnehmung der Verwaltungsgeschäfte notwendige Daten und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.
( 3 ) Aus Rechtsgeschäften, die ohne die gesetzlich oder satzungsmäßig vorgeschriebene aufsichtliche Genehmigung oder von Personen ohne Ermächtigung abgeschlossen werden, wird die kirchliche Körperschaft nicht verpflichtet. Die Organhaftung gemäß § 89 BGB bleibt unberührt.
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§ 3
Beschlussfassung und Nachweis der Beschlüsse

( 1 ) Alle Maßnahmen der Leitung, insbesondere Verfügungen über kirchliches Vermögen oder die Übernahme von rechtlichen Verpflichtungen, bedürfen grundsätzlich der Beschlussfassung des Leitungsorgans. Einer Beschlussfassung bedürfen nicht die Geschäfte, die nach kirchlichem Recht auf Einzelpersonen übertragen sind; dazu gehören insbesondere die Geschäfte der laufenden Verwaltung.
( 2 ) Für jede Maßnahme im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 ist ein gesonderter Beschluss zu fassen.
( 3 ) Für die Niederschriften ist unabhängig von einer digitalen Speicherung ein gebundenes Buch oder ein Loseblattbuch zu verwenden. Das Nähere kann in der Ausführungsverordnung geregelt werden.
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§ 4
Vorsitz

( 1 ) Die oder der Vorsitzende des Leitungsorgans sorgt für die Ausführung der Beschlüsse und führt den Schriftwechsel; hierbei kann sie oder er sich der zuständigen Verwaltungsstelle bedienen. Durch Satzung oder andere kirchenrechtliche Regelungen kann der Schriftwechsel in Verwaltungsangelegenheiten auf andere Personen übertragen werden.
( 2 ) Die oder der Vorsitzende ist verpflichtet, die zur Mitwirkung Berufenen zu beteiligen.
( 3 ) Wenn ein Leitungsorgan mit einem Beschluss oder einer Entscheidung seine Befugnisse überschreitet oder gegen das Recht verstößt, hat die oder der Vorsitzende den Beschluss zu beanstanden. Verbleibt das Leitungsorgan bei seinem Beschluss, hat die oder der Vorsitzende unverzüglich die Entscheidung der Aufsicht führenden Stelle einzuholen. Die Ausführung des Beschlusses ist bis zu deren Entscheidung auszusetzen.
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§ 5
Verantwortlichkeit der Mitglieder der Leitungsorgane

( 1 ) Die Mitglieder der Leitungsorgane tragen nach den Bestimmungen des kirchlichen und des allgemeinen Rechts gemeinsam die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Geschäfte.
( 2 ) Sie haben Anspruch auf eingehende Unterrichtung und auf Einsicht in die Unterlagen. Das Leitungsorgan bestimmt die Form der Unterrichtung und der Einsichtnahme in die Unterlagen.
( 3 ) Für Schäden, die der kirchlichen Körperschaft oder Dritten dadurch entstehen, dass ein Leitungsorgan oder einzelne seiner Mitglieder grob fahrlässig oder vorsätzlich gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen, haften neben der kirchlichen Körperschaft auch die beteiligten Mitglieder der Leitungsorgane nach Maßgabe der allgemeinen Bestimmungen über die Amtshaftung.
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§ 6
Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden

( 1 ) Alle ehrenamtlich und beruflich Mitarbeitenden sind für die ordnungsgemäße und rechtmäßige Führung ihrer Geschäfte und ihre dienstlichen Handlungen verantwortlich. Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anweisungen haben sie bei der anordnenden Stelle unverzüglich schriftlich geltend zu machen.
( 2 ) Alle beruflich Mitarbeitenden haften nach Maßgabe der arbeits- oder dienstrechtlichen Bestimmungen für die durch ihr Verschulden entstehenden Schäden.
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Zweiter Abschnitt
Verwaltungsstellen, Aufgaben, Ausstattung

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§ 7
Verwaltungsstellen

( 1 ) Die kirchlichen Körperschaften bilden zur Wahrnehmung ihrer Verwaltungsaufgaben die erforderlichen Verwaltungsstellen als rechtlich unselbstständige Einheiten nach Maßgabe des kirchlichen Rechts. Die Verwaltungsstellen sind für Kirchengemeinden die Gemeindebüros, für Kirchenkreise die Kreiskirchenämter und für die Landeskirche das Landeskirchenamt. Verbände können ein Verbandsbüro einrichten.
( 2 ) Die kirchlichen Körperschaften können auch gemeinsame (körperschaftsübergreifende) Verwaltungsstellen einrichten; diese werden in Trägerschaft eines gemeinsamen Verbandes geführt. Die Verbandssatzung muss Regelungen über die Finanzierung und die Besetzung der Verbandsorgane unter Berücksichtigung der Leitungsorgane der beteiligten Körperschaften sowie zur Aufsicht über den Verband treffen.
( 3 ) Die kirchlichen Körperschaften sind zur Abnahme der Verwaltungsleistungen der für sie zuständigen Verwaltungsstellen verpflichtet.
( 4 ) Die Aufgaben der kirchlichen Körperschaften richten sich nach dem kirchlichen Recht und diesem Gesetz und werden von den dafür eingerichteten Verwaltungsstellen wahrgenommen. Die Aufgaben sind in der Ausführungsverordnung zu regeln. Die Ausführungsverordnung kann auch Regelungen zur Verteilung der Aufgaben zwischen Kirchengemeinden, Kirchenkreisen, Landeskirche und Verbänden enthalten. Muster der Landeskirche für Dienst- und Geschäftsordnungen sind zu verwenden.
( 5 ) Für kleine Verwaltungsstellen kommt insbesondere für gleiche Arbeitsbereiche auch das arbeitsrechtliche Mehrarbeitgebermodell als personalübergreifendes Kooperationsformat in Betracht. Die Einrichtung von Mehrarbeitgeberstellen bedarf der Genehmigung durch das Landeskirchenamt.
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§ 8
Gemeindebüro

( 1 ) Die Kirchengemeinde hält ein Gemeindebüro vor Ort vor. Das Gemeindebüro dient als kirchengemeindliche Anlaufstelle und nimmt Aufgaben der kirchengemeindlichen Verwaltung wahr.
( 2 ) Abweichend von Absatz 1 können mehrere Kirchengemeinden ein gemeinsames Gemeindebüro einrichten. Ein solches Gemeindebüro kann in den Formen des § 7 eingerichtet werden.
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§ 9
Kreiskirchenamt

( 1 ) Durch Satzung eines Kirchenkreises oder eines kirchlichen Verbandes ist für jeden Kirchenkreis eine zentrale Verwaltungsstelle (Kreiskirchenamt) einzurichten sowie Ordnung, Leitung und Geschäftsbereich zu regeln. Das Kreiskirchenamt erledigt die Aufgaben, die keiner anderen Verwaltungsstelle sachlich oder örtlich zugewiesen sind (Auffangzuständigkeit).
( 2 ) Abweichend von Absatz 1 können mehrere Kirchenkreise ein gemeinsames Kreiskirchenamt einrichten. In der Satzung des Kirchenkreisverbandes ist sicherzustellen, dass die Verantwortung für die kirchenkreisübergreifende Verwaltung gemeinsam von den Kreissynodalvorständen im Verbandsvorstand oder dem entsprechenden Leitungsorgan der beteiligten Kirchenkreise wahrgenommen wird. Die Superintendentinnen oder Superintendenten der beteiligten Kirchenkreise müssen im Verbandsvorstand oder dem entsprechenden Leitungsorgan vertreten sein. Eine Superintendentin oder ein Superintendent führt den Vorsitz. Die Dienst- und Fachaufsicht über die Leitung des gemeinsamen Kreiskirchenamtes liegt beim Vorsitz des Verbandsvorstandes oder dem Vorsitz des entsprechenden Leitungsorgans. Im Übrigen gelten die Vorschriften für das Kreiskirchenamt entsprechend.
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§ 10
Leitung des Kreiskirchenamtes

( 1 ) Der Verwaltungsleitung obliegen die Leitung des Dienstbetriebes und die Geschäftsverteilung im Kreiskirchenamt sowie die Führung der Dienst- und Fachaufsicht über die Mitarbeitenden auf der Grundlage der Rahmenbeschlüsse und Weisungen des Leitungsorgans sowie der Dienst- und Geschäftsordnung.
( 2 ) Die Verwaltungsleitung und ihre Stellvertretung werden vom Kreissynodalvorstand bestimmt. Die Verwaltungsleitung und ihre Stellvertretung für das kirchenkreisübergreifende Kreiskirchenamt werden vom Verbandsvorstand bestimmt.
( 3 ) Die Verwaltungsleitung verantwortet sich vor dem Kreissynodalvorstand und hat der Kreissynode regelmäßig über die Arbeit der gemeinsamen Verwaltung, insbesondere über ihre Wirtschaftsführung, zu berichten. Bei gemeinsamen Kreiskirchenämtern verantwortet sich die Verwaltungsleitung vor dem Verbandsvorstand und berichtet allen beteiligten Kreissynoden.
( 4 ) Die Weisungen und Beschlüsse der zuständigen Organe der Körperschaften, deren Verwaltungsaufgaben vom Kirchenkreis wahrzunehmen sind, werden vom Kreiskirchenamt ausgeführt, soweit Rechts- oder Verwaltungsbestimmungen nicht entgegenstehen. Hält das Kreiskirchenamt eine Weisung oder einen Beschluss für rechtswidrig, so sind die Bedenken unverzüglich durch die Verwaltungsleitung dem jeweiligen Leitungsorgan unter Angabe der Gründe schriftlich mitzuteilen und geeignete Empfehlungen zu geben. Besteht das Leitungsorgan auf der Durchführung der Weisung oder des Beschlusses, so legt das Leitungsorgan die Angelegenheit der Aufsicht führenden Stelle zur Entscheidung vor. Bis zum Vorliegen dieser Entscheidung darf die Weisung oder der Beschluss durch das Kreiskirchenamt nicht ausgeführt werden, es sei denn, das zuständige Leitungsorgan der beteiligten Körperschaft weist dies ausdrücklich unter Angabe der Gründe schriftlich an.
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§ 11
Die Verwaltung der Landeskirche

Das Kollegium des Landeskirchenamtes führt die allgemeine Verwaltung der Landeskirche im Rahmen der kirchlichen Ordnung.
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§ 12
Geschäfte der laufenden Verwaltung

( 1 ) Als Geschäfte der laufenden Verwaltung sind Routineangelegenheiten anzusehen, die sich im Rahmen des entsprechenden Haushalts bewegen und von der Verwaltung nach feststehenden Regeln erledigt werden können.
( 2 ) Geschäfte der laufenden Verwaltung gelten für das Kreiskirchenamt als auf die Verwaltungsleitung übertragen, soweit sich nicht das Leitungsorgan die Entscheidung über bestimmte Geschäfte durch Beschluss vorbehält.
( 3 ) Die Geschäfte und die Zuständigkeiten der laufenden Verwaltung können durch die Ausführungsverordnung für Gemeindebüro, Kreiskirchenamt, allgemeine Verwaltung der Landeskirche und Verbandsbüro weiter konkretisiert werden.
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§ 13
Personal- und Sachmittelausstattung

( 1 ) Die Verwaltungsstellen müssen ausreichend mit Personal- und Sachmitteln ausgestattet sein, um ihre Aufgaben in fachlicher und zeitlicher Hinsicht qualifiziert erledigen zu können.
( 2 ) Eine Mindestpersonal- und Sachmittelausstattung zur Gewährleistung von Fachlichkeit und Arbeitsfähigkeit kann in der Ausführungsverordnung geregelt werden.
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§ 14
Teilnahme an den Sitzungen der Leitungsorgane

( 1 ) Die Verwaltungsleitung und Mitarbeitende der Verwaltungsstellen können zu den Sitzungen der Leitungsorgane der Kirchengemeinden und Kirchenkreise und ihrer Verbände hinzugezogen werden.
( 2 ) Über die Teilnahme nach Absatz 1 entscheidet die oder der Vorsitzende im Benehmen mit der Verwaltungsleitung. Für Ausschüsse der Leitungsorgane mit übertragenen Zuständigkeiten gilt diese Regelung entsprechend.
( 3 ) Die Verwaltungsleitung des Kreiskirchenamtes wird zu den Verhandlungen der Kreissynode, bei gemeinsamem Kreiskirchenamt zu den Verhandlungen der entsprechenden Kreissynoden, mit beratender Stimme eingeladen, soweit sie ihr nicht in anderer Eigenschaft angehört.
( 4 ) Die Verwaltungsleitung des Kreiskirchenamtes wird zu den Sitzungen des Kreissynodalvorstandes oder bei gemeinsamem Kreiskirchenamt zu den Sitzungen des Verbandsvorstandes eingeladen. Hiervon kann der Kreissynodalvorstand oder der Verbandsvorstand im Einzelfall durch Beschluss abweichen.
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Dritter Abschnitt
Aufsicht

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§ 15
Aufsicht

( 1 ) Die Aufsicht wird ausgeübt durch die Organe des Kirchenkreises und der Landeskirche. Die Aufsichtsorgane sind berechtigt, sich über alle ihrer Aufsicht unterliegenden Angelegenheiten zu unterrichten, dazu Berichte und Unterlagen anzufordern, an Ort und Stelle zu prüfen und den ihrer Aufsicht unterliegenden Stellen Weisungen zur Erfüllung der ihnen gesetzlich obliegenden Aufgaben zu erteilen.
( 2 ) Soweit Beschlüsse von Leitungsorganen der staatsaufsichtlichen Genehmigung bedürfen, ist diese durch das Landeskirchenamt einzuholen. Beschlüsse, deren Ausführung einer Genehmigung bedarf, dürfen erst nach erteilter Genehmigung ausgeführt werden. Eine Nichtbeachtung kann haftungsrechtliche Folgen gemäß § 5 Absatz 3 nach sich ziehen.
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§ 16
Aufsicht durch den Kirchenkreis

( 1 ) Die Superintendentin oder der Superintendent führt die Aufsicht nach den Bestimmungen des kirchlichen Rechts.
( 2 ) Der Kreissynodalvorstand wirkt nach Maßgabe der Kirchenordnung2# und dieses Kirchengesetzes an der Verwaltung der Kirchengemeinden und kirchlichen Verbände mit. Er hat die wirtschaftliche Lage der Kirchengemeinden und der Verbände zu überwachen, die Kirchengemeinden und Verbände zu beraten sowie die Beseitigung von Mängeln zu veranlassen. Soweit die ordnungsgemäße Verwaltung in den Kirchengemeinden gefährdet ist, hat er dafür zu sorgen, dass die Mängel beseitigt werden.
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§ 17
Aufsicht durch die Landeskirche

( 1 ) Die Organe der Landeskirche führen nach den Bestimmungen des kirchlichen Rechts die allgemeine Aufsicht über die Verwaltung der Kirchengemeinden, der Kirchenkreise und ihrer Verbände sowie deren Einrichtungen. Die zuständigen Organe der jeweiligen Körperschaften sind zu beteiligen.
( 2 ) Die Organe der Landeskirche führen ferner die Aufsicht über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kirchenkreise, der Kirchenkreisverbände und ihrer Einrichtungen. Soweit eine kirchliche Körperschaft ihre Vermögens- und Finanzverwaltung nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann das Aufsichtsorgan Anordnungen treffen, erforderlichenfalls diese Anordnungen selbst durchführen oder eine Beauftragte oder einen Beauftragten bestellen, um eine geordnete Vermögens- und Finanzverwaltung wiederherzustellen. Soweit dem Aufsichtsorgan im Rahmen der Ersatzvornahme Kosten entstehen, sind diese von der kirchlichen Körperschaft zu erstatten.
( 3 ) Bei Einrichtungen und Stiftungen, die nach Satzung oder Herkommen der unmittelbaren Aufsicht der Landeskirche unterstehen, führt das Landeskirchenamt die Aufsicht.
( 4 ) Aufgaben der Aufsicht, die nach diesem Gesetz den Organen der Landeskirche zugeordnet sind, können den Organen der Kirchenkreise oder anderen Stellen, die den Organen der Landeskirche nachgeordnet sind, durch Beschluss übertragen werden.
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Vierter Abschnitt
Siegel, Ausführungsbestimmungen

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§ 18
Siegelberechtigung

( 1 ) Kirchliche Körperschaften sind als Körperschaften des öffentlichen Rechts siegelberechtigt. Urkunden, die von ihnen innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnis in der vorgeschriebenen Form ausgestellt sind, besitzen die Beweiskraft öffentlicher Urkunden (§ 415 ZPO). Sie bedürfen daher in den Fällen, in denen nach staatlichem Recht eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, keiner weiteren Beglaubigung.
( 2 ) Die Führung des Siegels kann durch Beschluss des rechtsvertretenden Leitungsorgans auf die Leitung der Verwaltungsstelle übertragen werden. Im Rahmen der Binnenorganisation kann die Leitung der Verwaltungsstelle die Führung des Siegels an Mitarbeitende delegieren.
( 3 ) Die Verwendung des Kirchensiegels richtet sich insbesondere nach der Siegelordnung der Evangelischen Kirche in Deutschland3#. Die Ausführungsverordnung kann weitere Festlegungen zur Verwendung des Siegels treffen.
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§ 19
Ausführungsverordnung

Die Kirchenleitung trifft die zur Ausführung dieses Gesetzes notwendigen Regelungen, insbesondere zur Sicherung von Qualität und Wirtschaftlichkeit von Verwaltungen, nach Anhörung der Kreissynodalvorstände durch Verordnung.
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Fünfter Abschnitt
Schlussbestimmung

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§ 20
Übergangsregelungen

Alle kirchlichen Körperschaften sind verpflichtet bis zum 31. Dezember 2021 die notwendigen Beschlüsse zur Umsetzung dieses Gesetzes sowie zur Anpassung der bestehenden Satzungen zu fassen.

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2 ↑ Nr. 1.
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3 ↑ Nr. 880.